Электронная трудовая книжка: особенности оформления и ведения

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и хранится в электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Пользователи, которые могут просматривать электронные книги :

Работодатель формирует отчет по форме СЗВ-ТД, образец которого разрешен трудовым законодательством РФ, и направляет эту информацию в Пенсионный фонд. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ГТО.

Как и где посмотреть электронную трудовую книжку работника

Обратиться непосредственно в РЭУ

Заказать справку в МФЦ или получить информацию в государственном учреждении

Запросить информацию у работодателя в любое время во время работы или при увольнении.

При первых двух вариантах работник получает справку по форме STD-PFR, содержащую полную информацию о его трудовой деятельности с начала 2020 года. Справка подписывается уполномоченным сотрудником ПФР с использованием электронной цифровой подписи. Работодатель заполняет, заверяет и выдает справку по форме СТД-ПФР в течение трех дней после окончания трудовой деятельности или по запросу работника.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос о том, кому нужна электронная трудовая книжка, больше не рассматривается. Отказаться от полного перехода на электронную форму.

У всех работников есть время до 2021 года, чтобы определиться с форматом и принять решение. Работодатели предлагают работникам полностью перейти на электронные резюме и отказаться от бумажных резюме. Работники могут рассмотреть вопрос о необходимости заполнения формы АЭ и принять решение.

Если они решат отказаться от бумажного варианта, то должны подкрепить свое решение письменным заявлением в DYE. Работодатель создает соответствующую запись в резюме и возвращает его работнику для перехода на электронное резюме. С этого момента работодатель не несет ответственности за соблюдение и ведение бумажного АЭ, в соответствии со статьей 2(3) Закона 439-ФЗ.

Если работник желает продолжать сохранять бумажную автобиографию, работодатель будет продолжать вводить и сохранять данные в автобиографии. В то же время работодатель сохранит электронную автобиографию, чтобы работник мог при необходимости получить ее копию, т.е. сертификат STD-P.

Если работник не перешел на электронную автобиографию и не сохранил бумажную версию, он может в любое время изменить свое решение у нынешнего или следующего работодателя; с 1 января 2021 года соискателям, впервые устраивающимся на работу, будет выдаваться только электронная личная карточка.

Как завести электронную трудовую книжку?

На каждого работника составляются индивидуальные отчеты по форме SVV-TD с последующим внесением изменений; SVV-TD также составляется для внешних и внутренних сотрудников, работающих неполный рабочий день, и для удаленных сотрудников. Исключение составляют работники, работающие по договорам оказания услуг и GPG.

В отчете работодатель указывает регистрационный номер ПФР, название компании, номер НДС, КПП и данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС). Должны быть указаны даты приема на работу, а в случае существенных изменений в процессе трудоустройства (смена должности, новая специальность или квалификация) — уведомление об увольнении. Должна быть установлена причина инцидента с человеком.

Детали заказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если у юридического лица более 25 сотрудников, отчеты отправляются только в электронном виде и в обязательном порядке заверяются ЭЦП. Организации с численностью сотрудников до 25 человек и индивидуальные предприниматели могут подавать ССВ-ТД как в электронном, так и в бумажном виде. Печатный документ должен быть заверен подписью руководителя юридического лица или уполномоченного на это лица, либо собственноручной подписью в случае индивидуальных предпринимателей.

Работодатель обязан представить отчет в SDOE на следующий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Ежемесячные отчеты о любых изменениях также должны быть представлены до 15 числа месяца. Несоблюдение сроков влечет за собой штраф в соответствии со статьей 2 части 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Прием нового сотрудника

При оформлении работника необходимо проверить, подавал ли он заявление об освобождении от формы АЭ на предыдущем месте работы. Процедура выглядит следующим образом.

Если он подавал заявление, необходимо найти соответствующую запись на бумажном АЭ и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

Если у работника сохранился бумажный АЭ, следует внести запись о приеме на работу и одновременно с этим сформировать электронные данные, которые будут храниться и архивироваться в обычном порядке.

Если у нового сотрудника нет трудового стажа, работодателю следует генерировать только электронный идентификатор.

Увольнение работника

Работодатели обязаны выдавать STD-R работникам, которые переходят на электронный АК, в день увольнения. Они также не обязаны выдавать STD-R работникам, которые ведут печатный АК.

По сути, рабочая тетрадь очень полезна для работодателей. Трудности могут возникнуть из-за сроков сдачи отчетности. Например, если за один день нужно перевести целое подразделение, может быть очень сложно отчитаться за всех; служба отчетности СФЕРА значительно облегчает этот процесс.

Отчеты можно быстро отправить в СЭПО в электронном формате, подписав их электронной цифровой подписью. Услуга всегда доступна в электронном виде.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные сотрудника: имя и дату рождения.
2. Укажите уровень подготовки нового сотрудника и профессию или специализацию.
3. Отметьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте сотруднику расписаться в распечатанной трудовой книжке и подпишите документ.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 напишите полное имя и сокращенное имя сотрудника, если таковое имеется.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой регистрации. Он должен быть на следующей строке после имени органа.
3. Запишите дату приема на работу (графа 2). ‘15.07.2021’.
4. В графе 3 сделайте запись о назначении на должность. Перечислите должность, профессию или наименование специальности и степень обучения. Если сотрудник работает в определенном отделе, напишите название отдела.
5. В графе 4 запишите дату и номер приказа работодателя, залитого в графу 4, или любое другое решение, на основании которого работник был принят на работу.

Если сотрудник работает в другом отделе, перечислите название службы в графе 3.

Запись о переводе

1. В графе 1 указывается количество новых регистраций, а в графе 2 — дата перевода.
2. В графе 3 указывается отдел, должность, профессия или специальность, на которую работник зарегистрировался и соответствует требованиям перевода.
3. В графе 4 обращается внимание на. Дата и номер команды перевода.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 запишите порядковый номер новой регистрации, а в графе 2 — дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сошлитесь на статью Трудового кодекса РФ и спросите, что работник должен зафиксировать в бумаге.
3. В графе 4 отметьте дату подачи заявления.

• В позиции 12 отметьте соответствующую регистрацию из трудовой книжки.
• Графа 13 должна быть подписана работником.

Запись об увольнении

1. В графе 1 напишите регистрационный номер, а в графе 2 — дату.
2. В графе 3 зарегистрируйте отказ и сообщите его формулировку со ссылкой на статью АЕ РФ, которая должна быть написана так же, как и приказ об увольнении.
3. В графе 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. Запишите должность, подпись и напечатанную фамилию лица, внесшего изменения, в позицию 3. Поставьте печать органа.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 напишите регистрационный номер, а в графе 2 — дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую был переведен работник. Перечислите статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
3. В графе 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите местонахождение, подпись и имя лица, вносящего изменения. Вставьте печать организации. Попросите работника расписаться в трудовой книжке и подтвердить, что он согласен с трудовой книжкой организации.
5. В графе 3 в качестве заголовка укажите название организации, в которую перешел работник (полное название и сокращенное, если есть).
6. В графе 1 укажите регистрационный номер, а в графе 2 под заголовком — дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу, указав субадрес, должность и причину «в связи с переводом».
8. В графе 4 укажите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 укажите порядковый номер записи, а в графе 2 — дату отказа из свидетельства о смерти.
2. Укажите причину прекращения трудового договора («в связи со смертью работника») в графе 3, ссылаясь на положения Трудового кодекса Российской Федерации.
3. В графе 4 запишите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите местонахождение, подпись и напечатанное имя лица, сделавшего запись. Укажите печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. Удалите старое название на титульном листе трудовой книжки и напишите новое название.
2. На обратной стороне лицевой стороны обложки напишите причину изменения названия компании и ссылку на соответствующий документ. Например, свидетельство о браке.
3. Напишите свою должность и фамилию. Поставьте подпись и печать.